Existe uma padronização no mercado internacional referente a documentação básica envolvida nas operações de importação e exportação. O idioma inglês é o mais comumente utilizado para denominação destes documentos, que devem estar bem definidos no dia a dia do empresário.
Um documento inicial que resume o primeiro contato em uma negociação internacional é a Proforma Invoice. Trata-se de uma fatura emitida pelo vendedor, no intuito de formalizar a negociação. Nela constam detalhadamente as mercadorias objeto da venda, e será utilizada pelo comprador para verificação dos custos totais com a importação.
A Commercial Invoiceé o resultado da aprovação da Proforma Invoice. A Invoice formaliza a negociação e apresenta a condição de venda (Incoterm), dados e preços exatos das mercadorias, modalidade de transporte, câmbio, dados do exportador e do importador entre outras informações.. Trata-se do principal instrumento de negociação internacional.
O Packing List consiste na discriminação do romaneio, que lista e especifica peso bruto e líquido, qualidade, quantidade, dimensão, embalagem e unidade das mercadorias que serão embarcadas.
O Air Way Bill ou Conhecimento de Carga Aérea é simplificadamente, um contrato de transporte aéreo, enquanto que o Bill of Lading ou Conhecimento de Carga Marítima é o contrato para transporte marítimo. Além do CRT, utilizado para cargas rodoviárias, e o TIF que é o Conhecimento de Carga Ferroviária.
Em suma, estes são os documentos elementares que sua empresa certamente manuseará em alguma parte do processo de importação ou exportação. Documentos como carta de crédito, certificados, contratos e vários outros também são bastante comuns na rotina do comércio exterior, e com a evolução de sua empresa no mercado internacional se tornará cada vez mais simples sua leitura e identificação.
A qualidade na confecção e análise destes documentos depende da escolha de um bom prestador de serviço na área de comércio exterior. Seu prestador de serviços deve auxiliar sua empresa na confecção e análise documental, proporcionando assim, segurança financeira e logística em suas rotinas de exportação e importação.
